10 най-добри решения за архивиране на имейли

Има много причини, поради които трябва да запазите всички имейли на вашия бизнес. Периодът, през който сте задължени по закон да пазите всички имейли, варира в различните държави, в отделните държави и в различните отрасли.

Имайки предвид колко бързо може да се запълни входящата кутия на дадено лице, скоро ще разберете, че бизнес, който работи от няколко години скоро изгражда много голям заден каталог от имейли . Съхранението им заема много място и струва пари.

Ето нашия списък с най-добрите решения за архивиране на имейли:

1. N-able Mail Assure (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД) Услуга за сигурност и управление на имейл.
2. Trustifi Outbound Shield (ДЕМО ДОСТЪП) Тази услуга, базирана на облак, предлага набор от системи за защита на имейли и данни, включително процес на архивиране за съхраняване на всички изходящи имейли.
3. ManageEngine Exchange Reporter Plus (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ) Това е инструмент за проверка и докладване за Exchange Server. Предлага се за Windows Server и Azure.
4. Proofpoint Essentials Пакет от услуги за сигурност и управление на имейл, който включва архивиране.
5. Topsec имейл архивиране Специализирана услуга за архивиране на имейли.
6. Barracuda Essentials Пакет от услуги за сигурност и управление на имейл.
7. ArcTitan Специализирана услуга за архивиране на имейли.
8. ModusCloud архивиране на имейл Архивиране на имейл от специалист по имейл сигурност.
9. Архивиране на имейли на Hornetsecurity Услуга за архивиране на имейли с автоматизиран избор и прехвърляне на имейли.
10. Архиватор на електронна поща Intradyn Цялостна услуга за архивиране на имейл с функции за съответствие със законите.

Трябва да копирате всичките си данни на отдалечен сървър, за да се предпазите от бедствие във вашите помещения, унищожаващо вашите хранилища за данни на място. С имейл, вие също трябва да съхранявате тези стари имейли в достъпен формат за търсене .

Законови изисквания за архивиране на имейли

С годините се въвежда все повече законодателство и се появяват нови стандарти за защита на данните. Всяко от тези правни събития създава нови задължения. Така че няма едно единствено правило за това колко дълго трябва да съхранявате имейлите. Законовото изискване за запазване на имейл е различно във всяка страна. Въпреки това, за да дадете представа колко сложни са станали нещата, ето списък на текущите задължения в САЩ.

Този списък не взема предвид конвенционалните практики в индустрията или други съвети, които биха могли да препоръчат по-дълги периоди на съхранение на имейли.

Задължения за съхранение на имейли

Естествено, тъй като сте задължени по закон да защитавате всички данни, които вашата компания притежава, трябва да го направите гарантира, че отдалеченото хранилище на имейли е защитено с ограничения за достъп и криптиране. Трябва също така да решите период от време за архивиране.

Няма правно задължение относно продължителността на времето, през което да поддържате достъп до имейлите във вашия имейл сървър и кога да ги архивирате. Единственото законово изискване е тези имейли да бъдат достъпни веднага при поискване и че те не трябва да бъдат изменяни.

За щастие, всички изисквания за архивиране на имейли се поемат от специализирани услуги, така че не е нужно да си правите труда да въвеждате специални мерки за защита или да изработвате как да прехвърляте имейли сигурно към отдалечено хранилище.

Еволюцията на електронното архивиране

Благодарение на облака вече е много лесно да намерите добри услуги за архивиране на имейли. The Софтуер като услуга моделът комбинира сървърни съоръжения със софтуер за управление и това е перфектна комбинация за архивиране на имейли.

Специализираните компании, които оперират в тази ниша, познават всички законови изисквания за услугите, които предлагат. Тази експертиза може да успокои ума ви , знаейки, че изпълнявате всичките си законови задължения.

За тези правни гаранции е по-добре да се абонирате за специализирана услуга за архивиране на имейли, вместо просто да компресирате всичките си файлове за съхранение на имейли и да ги прехвърлите на нает виртуален сървър. Форматът за съхранение трябва да може да се търси и да има определено ниво на сигурност.

Най-добрите решения за архивиране на имейли

Не всяка услуга за архивиране на имейли си прави труда да се увери, че е в съответствие със закона. Така че можете да си навлечете правни проблеми, ако просто изберете първата услуга за архивиране на имейл от резултатите от търсенето.

Проучихме индустрията и изготвихме списък с препоръки в тази област.

Можете да прочетете повече за всяко от тези решения за архивиране на имейли в следващите раздели.

1. N-able Mail Assure (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД)

Mail Assure на N-ableе много гъвкава услуга за архивиране това е част от пакет от помощни програми за защита на имейли, базирани на облак.

Услугата ви позволява да използвате архива като помощна програма за архивиране на живо както и дългосрочно съхранение. Възможно е да възстановите отделен имейл от архива, ако бъде изтрит от вашия имейл сървър. Можете също да възстановите имейли групово и да търсите в архива, без да се налага да връщате всички имейли обратно в базата. Има няма ограничение за времето, през което имейлът може да бъде запазен в помощната програма за архивиране на Mail Assure.

Услугата е проектирана с оглед на легалния достъп, така че включва средства за търсене, които поддържат изискванията за електронно откриване на одитори и правни екипи.

Достъпът до архивите е защитен с идентификационни данни и хранилището е криптирано, така че дори техниците, управляващи услугата, не могат да четат имейлите на вашата компания. Mail Assure отговаря на всички законови изисквания за запазване на имейли.

Пакетът Mail Assure е центриран около пощенски шлюз . Всички ваши входящи имейли преминават през сървъра Mail Assure, преди да пристигнат на вашия собствен имейл сървър. Изходящите имейли преминават и през системата Mail assure. Когато имейлите пристигнат, системата Mail Assure филтрира спам, злонамерен софтуер и опити за фишинг . Тази услуга значително намалява обема на имейлите, с които вашата собствена мрежа трябва да се справи. Изходящите имейли могат да бъдат сканирани като част от политика за предотвратяване на загуба на данни.

Професионалисти:

• Базиран в облака, без изненадващи инфраструктурни разходи
• Проектиран за MSP и използване с множество наематели
• Ако се самообучава и използва данни, събрани вътрешно, за да подобри откриването на заплахи
• Поддържа защита за имейл сървъри, хоствани в облак

Минуси:

• Платформата има много функции, които ще изискват време за пълно проучване

Като отдалечена услуга, Mail Assure освобождава ресурси във вашия бизнес и също така е в състояние да наблюдава базирани на облак имейл сървъри, като Office 365. Можете да получите30-дневен безплатен пробен периодна N-able Mail Assure.

N-able Mail Assure Стартирайте 30-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

2. Trustifi Outbound Shield (ДЕМОНСТРАЦИЯ НА ДОСТЪП)

Trustifi е услуга, базирана на облак, която обработва всички имейли, влизащи и излизащи от даден бизнес. Платформата е разделена на модули и един от тях е Изходящ щит .

Системата Outbound Shield улавя всички имейли, излизащи от даден бизнес, и позволява сканиране за сигурност. Също така ще архивиране всякакви прикачени файлове към имейли и по желание също имейл. Тези прикачени файлове могат да бъдат прегледани за разкриване на данни и потребителят също има възможност да изтегли или изпрати отново файла.

Имейлите и прикачените файлове се съхраняват в сигурна зона, която е защитена от 256-битово AES криптиране . Този шифър е неразбиваем и е създаден за използване от американски правителствени агенции и военни.

Съхранението на имейли действа като система за архивиране, въпреки че файловете и имейлите никога не се компресират. Стандартният план включва 1 GB място за съхранение . Изходящият щит класифицира имейлите и прикачените файлове за чувствително съдържание и тази класификация се показва на екрана на таблото за управление, където се съхраняват файловете.

Системата за съхранение включва средство за търсене , който може да се използва за одит на съответствието. Той също така позволява на потребителите да създават нови имейли в системата и да прикачват съхранени документи. Тази функция работи като система за непрекъснатост, в случай че основният имейл сървър на бизнеса излезе офлайн или бъде атакуван.

Професионалисти:

• Лесен за настройка
• Базиран в облака и достъпен отвсякъде
• Архивира прикачени файлове
• По избор архивира изходящи имейли

Минуси:

• Иска ли безплатен пробен период.

Системата за архивиране на имейл е само един от инструментите, включени в Изходящ щит пакет. Планът също така сканира изходящите имейли за чувствителни данни и по избор блокира предаването, поставя го на пауза за решение или го пропуска според правилата за сигурност, които сте задали. Вие също получавате Входящ щит в същия план и блокира опитите за фишинг и зловреден софтуер, скрит в прикачени файлове. Няма безплатен пробен период за пакета, но можете да поискате демонстрация.

Демонстрация за достъп до Trustifi

3. ManageEngine Exchange Reporter Plus (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ)

ManageEngine Exchange Reporter Plus е пакет от инструменти за управление на Exchange Server, които ще изследват, анализират и подобряват структурата на екземпляр на Exchange. Системата е особено добра покупка за фирми, които трябва да спазват SOX, HIPAA, PCI DSS, GLBA, GDPR и FISMA. Услугата също така покрива Outlook инстанции и Skype за бизнеса .

Инструментът за отчитане е повече от анализатор . Избирате конкретна тема от меню с отчети и след това я стартирате. Резултатите ще ви дадат оценка на структурата на вашия Exchange Server, показвайки проблеми като пощенски кутии по размер, активност при влизане по потребителски акаунт и неактивни пощенски кутии. Можете да планирате скромния полезен отчет да се изпълнява автоматично, например всяка вечер. Това ви дава редовна оценка на Exchange Server, което ви позволява да защитите и изчистите акаунти.

Пакетът Exchange Reporter Plus произвежда регистрационни съобщения , който може да се съхранява и архивира, а също и да се препраща към вашия SIEM инструмент. Системата включва и a наблюдение табло за управление, което наблюдава ресурсите, които вашият Exchange Server използва, като памет и активност на процесора.

Можете да зададете прагове на производителност, които ще се задействат сигнали ако са нарушени. Тези сигнали могат да бъдат препратени до техниците чрез имейл или SMS.

Професионалисти:

• Сканиране и отчети за поддръжка
• Отчитане на съответствието
• Регистриране на сигурността
• Сигнали за ефективност

Минуси:

• Не включва автоматизация на задачи

ManageEngine Exchange Reporter Plus е достъпен за инсталиране на Windows сървър или можете да го добавите към вашия акаунт в Azure чрез Azure Marketplace . Системата е организирана в три плана: Безплатно , Стандартен , и Професионален . Безплатното издание е същото като стандартния план, но с ограничение за броя на пощенските кутии, които ще управлява, което е 25. Можете да заложите на професионалното издание на60-дневен безплатен пробен период. Ако изберете да не купувате в края на пробния период, внедряването ви ще премине към безплатното издание.

ManageEngine Exchange Reporter Plus Достъп до 60-дневна БЕЗПЛАТНА пробна версия

4. Proofpoint Essentials

TheProofpoint Essentialима система за архивиране на имейл 10-годишен времеви хоризонт . Това означава, че всеки имейл може да остане в архива 10 години, преди да бъде остарял. Това е онлайн услуга, така че ще защити всички имейли на вашия бизнес от увреждащи бедствия във вашите помещения .

Имейлите са криптирани в архива, но системите на Proofpoint гарантират, че всеки имейл е лесно достъпен при поискване, за да отговаря на изискванията за одит и законен достъп.

Магазинът приема имейли заедно с всички свързани прикачени файлове. Тези имейли се индексират, така че да могат лесно да бъдат идентифицирани чрез инструмента за търсене на системата.

Системата ви позволява да задавате различни политики за задържане за различни категории имейли. Средствата за търсене в пакета са пригодени да улеснят работата на одиторските и правните екипи. Това означава, че не е необходимо да обвързват техници, работещи за компанията, за да получат достъп до информация за архива и отделни имейли.

Proofpoint Essentials също включва услуга за непрекъснатост който осигурява онлайн входящи кутии за персонала, ако основният ви пощенски сървър прекъсне. Услугата за непрекъснатост може да осигури покрийте за 30 дни и ще актуализира пощенския сървър с пропуснати имейли, когато се върне отново онлайн.

Професионалисти:

• Комбинира архивиране на имейли и сигурност в един пакет
• Може да съхранява имейли до 10 години, чудесно за съответствие
• Идеален за малки и средни предприятия
• Предлага валидиране на URL, за да помогне за спиране на опитите за фишинг

Минуси:

• Могат да се използват повече опции за персонализиране
• Бих искал да видя добавена функция за криптиране, за да помогне на компаниите да спазват стандарти като HIPAA

Системата Proofpoint е базиран на облак и действа като шлюз към вашия пощенски сървър. Сервизните блокове спам, фишинг, злонамерен софтуер и имейли от имитатор . Той също така позволява DLP мониторинг на изходящи имейли. Proofpoint Essentials се предлага на 30-дневен безплатен пробен период .

5. Topsec имейл архивиране

Topsec имейл архивиранее облачна услуга от компания, която предлага набор от продукти за сигурност на електронната поща. Архивната служба е организирана в съответствие с цялото законодателство за защита на данните на ЕС и САЩ . Имейлите се съхраняват в криптиран формат, но все още могат да бъдат търсени и достъпни лесно от оторизирани потребители. Собственикът на акаунта може да предостави различни права за достъп на всеки потребител, който има достъп до имейлите в хранилището. Събитията за пълен достъп се регистрират за проверка на сигурността на данните.

Архивирането може да бъде планирано да се извършва автоматично и имейлите могат да бъдат изтеглени поотделно или групово. Това е отлична услуга за организации от двете страни на Атлантика.

Top sec също предлага услуга за непрекъснатост и имейл шлюз система, която блокира доставката на нежелана поща и злонамерен софтуер, предаван по имейл. Услугите канализират както входящите, така и изходящите имейли и дават на компаниите-клиенти възможност да налагат политики за съдържание и да откриват опити за кражба на данни.

Професионалисти:

• Изцяло уеб-базирана услуга улеснява включването
• Действа като допълнителна услуга, пренасочвайки пощенския поток за обработка
• Не ви затрупва с функции, допълнителните услуги идват като незадължителни добавки

Минуси:

• Филтрирането може да отнеме много време, бих искал да видя повече опции за групова конфигурация
• Улеснете освобождаването на имейли от спам

6. Barracuda Essentials

Barracuda Essentialsе пакет от три облачни услуги: защитен имейл шлюз, услуга за архивиране и услуга за непрекъснатост.

Услугата архивиране е напълно отговаря на законовите изисквания на САЩ и ЕС . Имейл архивът се индексира за бързо електронно откриване чрез търсачка, вградена в средата за съхранение. Политиките за задържане могат да варират в зависимост от съдържанието на имейла. Идентифицираният имейл, необходим за правен процес, може да бъде подложен на статус „законно задържане“, което ги предпазва от подправяне.

Защитеният шлюз действа като услуга за непрекъснатост, като запазва всички предадени имейли за 96 часа. Всички входящи кутии на компанията се репликират на сървъра Barracuda и служителите имат достъп до своите имейли по време на прекъсвания на главния имейл сървър чрез уеб браузър . Пощенската система на портала също така позволява на служителите да изпращат и съставят имейли в домейна на компанията. Когато основният пощенски сървър се върне в експлоатация, системата Barracuda ще го актуализира с имейлите, пристигнали по време на офлайн периода.

Защитеният имейл шлюз блокира доставката на спам имейли и имейли, съдържащи зловреден софтуер, фишинг и атаки от имитатор.

Професионалисти:

• Опциите за гъвкаво внедряване включват локални, облачни и хибридни облачни конфигурации
• Може да пренасочва DDoS атаки далеч от мрежовата инфраструктура
• Включва криптиране на имейл за допълнителна сигурност

Минуси:

• Бих искал да видя повече визуализация на данни в интерфейса за NOC
• Функцията за картографиране на портове може да бъде направена по-удобна за потребителя

Можеш да получиш 14-дневен безплатен пробен период на Barracuda Essentials.

7.ArcTitan

ArcTitanотГлавен офис на Титане предназначен за работа с Офис 365 . Това решение за съхранение в облак добавя криптиране, индексиране и средство за търсене за обслужване на правните изисквания за електронно откриване. Системата отговаря на всички основни стандарти за сигурност на данните в ЕС и САЩ, включително GDPR.

Имейлите са защитени с криптиране по време на прехвърляне между вашия имейл сървър и архива. Системата изисква индивидуални потребителски акаунти, всеки от които може да има персонализирани разрешения за достъп. Имейлите могат да бъдат възстановени на основния ви пощенски сървър от архива при поискване, независимо дали индивидуално или групово.

Професионалисти:

• Предлага криптиране на съобщения, както и локално индексиране
• Проектиран да поддържа основни стандарти за съответствие като HIPAA и GDPR
• Възстановяването на имейл може да се извърши на съобщение или групово

Минуси:

• Проектиран за 365, интегрирането в други платформи не е толкова гладко
• Бих искал да видя повече персонализирани контроли върху достъпа на крайния потребител до настройките

Услугата е с абонаментна цена и се предлага в две версии: ArcTitan Cloud Имейл архив и ArcTitan за доставчици на услуги . Titan HQ предлага ArcTitan на безплатен пробен период .

8. ModusCloud имейл архивиране

ThemodusCloudсемейството облачни услуги се предоставя от Вирус . Услугата за архивиране на имейл ще се интегрира с вашия локален сървър за електронна поща, а също и с Office 365. архивите са криптирани и цялата комуникация с основния ви сървър за електронна поща също е защитена чрез криптиране. Архивите са замразени, за да се гарантира имейлите не могат да бъдат манипулирани . Всички имейли обаче могат да бъдат лесно достъпни благодарение на индексиране и интегрирано средство за търсене в таблото за управление.

Архивите на modusCloud използват 10-годишен времеви хоризонт за всички имейли, които съхранява. Ако се извърши одит или законно електронно откриване, търсенията могат да издадат задържане на откритите подходящи имейли, за да се гарантира, че те не могат да бъдат изтрити от архива.

Професионалисти:

• Опростеният интерфейс улеснява бързото откриване на модели и проблеми
• Осигурява проверка на връзката и сканиране на прикачени файлове
• Предлага архивиране на имейли заедно с мониторинг на имейли
• Защитава архивите чрез криптиране

Минуси:

• Може да отнеме известно време, за да обучите системата да намали фалшивите положителни резултати

Други имейл услуги, предлагани в пакета modusCloud, са услуга за непрекъснатост и защитен имейл шлюз, който блокира спам и зловреден софтуер. Vircom предлага ModusCloud имейл архивиране на 30-дневен безплатен пробен период .

9. Hornetsecurity имейл архивиране

Хорнетсигурностпредоставя набор от услуги за сигурност на имейл от облака, включително защита от спам и зловреден софтуер , имейл криптиране , непрекъснатост на имейла , и архивиране на имейл .

Системата за архивиране на електронна поща Hornetsecurity защитава имейл магазините с криптиране, което прави неоторизиран достъп невъзможен. Всички входящи и изходящи имейли получават автоматично се добавя към архива докато преминават през сървъра на Hornetsecurity по пътя към или от вашия пощенски сървър. Това означава, че услугата действа и като резервна система. Това ви позволява незабавно да възстановите някои или всички изгубени имейли на основния ви пощенски сървър. Архивите могат лесно да се търсят за e-Discovery и имейлите могат да се съхраняват до 10 години.

Професионалисти:

• Работи единствено в облака, което го прави лесен за мащабиране
• Архивирането е лесно за настройка и работи пасивно
• Архивите могат да се съхраняват и претърсват до 10 години
• Може да действа като архив или резервно решение за възстановяване след бедствие

Минуси:

• Поддръжката може да се нуждае от подобрение, по-специално по-бързо време за реакция

10. Intradyn имейл архиватор

TheАрхиватор на електронна поща Intradynе много цялостна услуга, която действа като незабавна резервна услуга както добре. Системата не включва заместващи входящи кутии за продължителен достъп по време на прекъсване на пощенския сървър, така че не може да се третира като услуга за непрекъснатост . Въпреки това, тъй като всички входящи и изходящи имейли се съхраняват в системата автоматично, тя може да се използва за възстановяване след бедствие.

Всички характеристики на Intradyn бяха проектирани с оглед на законовите изисквания . Архивите са криптирани за сигурност и също така се изпращат по имейл за бърз достъп с интегрирано средство за търсене. Системата включва функция за законно задържане. Две много хубави екстри, които малко други услуги за архивиране на имейли имат, са инструмент за редактиране и помощна програма за преглед и коментиране , като и двата оставят оригиналния имейл недокоснат.

Професионалисти:

• Всички входящи и изходящи имейли могат да бъдат настроени да се съхраняват автоматично
• Криптирането и другите мерки за сигурност се прилагат по подразбиране
• Интерфейсът е елегантен и лесен за използване

Минуси:

• Не може да се осигури достъп до входящата кутия по време на прекъсване на пощенския сървър
• Бих искал да видя повече услуги за непрекъснатост на имейла и възстановяване след авария

Изберете решение за архивиране на имейл

Този списък с препоръки съдържа някои много добре планирани решения за архивиране на имейл. Всички тези инструменти са проектирани с оглед на законовите изисквания и трябва да предпазят вашата компания от глоби за неспазване. Възползвайте се от безплатните пробни версии, които много от тези услуги предлагат, за да изпробвате най-добрия си избор.

Често задавани въпроси за архивиране на имейл

Как да архивирам хиляди имейли?

За да архивирате хиляди имейли едновременно или голям брой имейли, трябва да потърсите услуга за масово архивиране. Някои имейл системи наричат ​​това „масово архивиране“. Много широко използвани имейл клиенти включват опция за групово архивиране. В Gmail, например, опцията Архив е една от функциите, които можете да комбинирате с избрани имейли. Изберете да изберете всички имейли в пощенска кутия и след това натиснете бутона Архив, за да архивирате всичко.

Какво представлява решението за архивиране на имейл?

Решението за архивиране на имейл е система на трета страна, която ще управлява архивирането вместо вас. Това може да се реализира като добавка за добре познати клиенти, така че да не се налага да отивате във външно приложение, за да архивирате имейли.

Кой продукт помага на организациите да архивират остарели имейли?

Бизнесът обикновено трябва да търси платени системи за архивиране на остарели имейли. Тези системи могат също така да управляват резервна услуга, за да осигурят непрекъснатост на бизнеса в случай на бедствие. Решението трябва да може да възстановява имейли от архиви при поискване. Вижте N-able Mail Assure, Proofpoint Essentials и Topsec Email Archiving за ефективно управление на архивите на имейли.

Необходимо ли е архивиране на имейл?

Архивирането на имейли не винаги е необходимо. Въпреки това, фирмите трябва поне да прилагат резервни копия на имейли. Архивирането може да бъде необходима функция за определени видове имейли, където се прилагат законите за запазване на данни. Ще трябва да проучите законите, които обграждат видовете имейли, които държите, като например комуникации на HR, за да определите кои имейли трябва да се съхраняват за дълги периоди. Всяка ситуация, която изисква да съхранявате имейли за дълги периоди, като пет или десет години, прави архивирането на имейли необходимо.

Изображение: Имейл Pile от Pixabay . Публичен домейн .