7 най-добри корпоративни услуги за споделяне на файлове

Има много причини, поради които няколко души или процеси в бизнеса имат нужда достъп до същия файл . Концепцията за споделяне на файлове не е просто съвместно усилие с няколко лица, които допринасят за раздели към един и същ документ. Други сценарии за споделяне на файлове включват бизнес процеси, които работят на различни етапи от пътуването на документа, за да изискват принос от различни специалисти. Въпреки че поетапните приноси към данни и актуализации на записи са по-често срещани в системи, базирани на бази данни, съществуват и файлови системи с изисквания за споделяне.

И така, има два сценария за споделяне на файлове. Единият е използването на документ от няколко души, а другият е използването на файлове за съхранява справочна информация който трябва да бъде достъпен от няколко процеса. Изискването за управлявано от хора споделяне на файлове е подразделено на две категории. Първият е необходимостта от няколко души актуализирайте същия документ а второто е разпространение на файлове – изпращане на копия на един и същи файл до няколко души. Пример за разпространение на файлове би било изпращането на протокола от срещата до участниците.

Ето нашия списък със седемте най-добри корпоративни услуги за споделяне на файлове:

1. Сървър за управляван трансфер на Serv-U ИЗБОР НА РЕДАКТОРА Софтуерен пакет, който налага сигурността на действията за споделяне на файлове и прилага регистриране и одит. Предлага се за Windows Server и Linux. Вземете 14-дневен безплатен пробен период.
2. files.com (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД) Базирана на облак система за управление на файлове, която включва набор от механизми за сигурно споделяне на файлове, като споделени папки и методи за разпространение.
3. ExaVault (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД)Този облачен файлов сървър предлага потребителски акаунти, където всеки служител може да предостави достъп до файлове на други, като задава нива на разрешение и също така им позволява да разрешават на външни лица да получат достъп.
4. Citrix ShareFile Система за разпространение на файлове, която включва пространство за съхранение в облак, което позволява споделен достъп и до документи. Това е облачна услуга.
5. Трезорит Сигурна система за разпространение и сътрудничество на файлове, която е съсредоточена върху облачна система за съхранение на файлове.
6. Google Workspace Тази облачна услуга предлага ефективен начин за разпространение на файлове и има интегрирани файлови редактори за сътрудничество.
7. Dropbox Business Облачна система за съхранение на файлове с функции за разпространение и сътрудничество.

Системите за споделяне на файлове за сътрудничество изискват всеки човек, който има достъп до файла, да има редакторски привилегии и системите за разпространение на файлове изискват някакъв начин за блокова редакция да запази документа в първоначалния му вид. Разпространението на файлове може да се постигне чрез предоставяне на достъп само за четене до файл, депозиран в централно хранилище, или чрез изпращане на отделно копие до всеки получател. Ако данните, съдържащи се във файла, са чувствителна лична информация или корпоративни тайни, е необходимо достъп до писта към централния файл или да попречи на получателите на разпространен файл да го разпространят на неоторизирани хора.

Централизирано срещу разпределено споделяне на файлове

Може да сте запознати с употребата на термина „ споделяне на файлове ' за peer-to-peer системи. Това включва всеки член на група, който получава сегменти от един и същи файл от няколко различни източника едновременно, за да изгради пълен файл. Корпоративното споделяне на файлове е различна концепция. Всъщност двете концепции, които използват един и същи термин, са напълно противоположни една на друга в тяхното изпълнение.

Основното шофиране отзад корпоративни системи за споделяне на файлове е да ограничите броя на копията на файл и да проследите достъпа до информацията, която съдържа. Целта на корпоративното споделяне на файлове е да се намали рискът от разкриване на данни. Peer-to-peer споделянето на файлове има за цел да децентрализира контрола върху дублирането на файлове, да подобри ефективността и да улесни разпространението на копия на файл по целия свят. Така че споделянето на файлове от тип peer-to-peer премахва централния контрол върху разпространението на файлове, а споделянето на файлове в предприятието затяга централния контрол.

В това ръководство се фокусираме върху централизирани услуги за споделяне на файлове, които укрепват защитата на данните.

Най-добрите корпоративни услуги за споделяне на файлове

Корпоративните услуги за споделяне на файлове трябва създайте ефективност в разпространението на файлове при поддържане строг централен контрол над достъп. Тези системи използват традиционните клиентски сървър архитектура вместо разпределения peer-to-peer метод за съхранение и разпространение на файлове.

Какво трябва да търсите в корпоративните услуги за споделяне на файлове?

Ние прегледахме пазарните опции за корпоративни услуги за споделяне на файлове въз основа на следните критерии:

• Намалете разходите и подобрете ефективността
• Укрепете сигурността на данните
• Проследете действията върху файл и идентифицирайте лицето, което е направило промени
• Запазване на предишни версии на файлове и разрешаване на промените да бъдат отменени
• Спазвайте стандартите за защита на данните
• Безплатен инструмент или безплатен период за оценка
• Цена, която представлява добра стойност спрямо предлаганата функционалност

Оценката на това коя е най-добрата корпоративна услуга за споделяне на файлове е свързана с пригодността за целта. Това е пакет, който си струва да се купи, за да получите достатъчно помощни програми, за да позволите сигурно и ефективно споделяне на файлове, без да плащате за излишни допълнителни услуги, които бизнесът никога няма да използва.

1. Управляван сървър за прехвърляне на файлове Serv-U (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ)

Управляван сървър за трансфер на файлове Serv-Uне е само за преместване на файлове. Помага ви да създавате централен склад за документи във вашите помещения и го използвайте за сътрудничество или разпространение. Получавате силна защита за пренасяните файлове с избор от FTPS или SFTP .

Основни функции:

• Самостоятелен хостинг
• FTPS, SFTP и HTTPS
• Ваша собствена платформа Serv-U за съхранение
• Автоматизирани работни процеси
• Обменяйте или съхранявайте файлове

Голямото предимство на Serv-U за фирми, които работят по стандартите за защита на данните, е, че системата регистрира всички действия с файлове. Тази функция за регистриране и одит прави този корпоративен софтуерен пакет за споделяне на файлове подходяща система за PCI DSS , HIPAA , FISMA , и SOX .

Стратегията зад системата MFT е, че всички потребители имат свои собствени файлове, но когато искат да ги споделят, те качват копие в Serv-U сървър . От този момент потребителят изпълнява споделяне на файлове като поканите други потребители за достъп до файла в неговото местоположение на сървъра. Собственикът на файла предоставя достъп до файла на други, като ги регистрира имейл адреси в системата за управление на файлове с настройка, която определя нивото на достъп на този потребител до файла. След това системата Serv-U изпраща имейл до всеки от тези потребители с връзка към местоположението на файла на сървъра.

Веднъж на сървъра, файлът не се движи. Това фиксирано местоположение прави достъпа до съдържанието на файла по-лесен за проследяване. По този начин споделянето на файлове може да се реализира безопасно и ефективно, тъй като системата MFT премахва необходимостта от дублиране на файлове, като по този начин намаляване на използването на пространството за съхранение на файлове в цялото предприятие.

Потребителите на тази система не е необходимо да имат отделни идентификационни данни за споделяне на файлове, тъй като Serv-U се интегрира с Активна директория и LDAP . Администраторът може да контролира достъпа до споделените папки, а собствениците на файлове могат да отнемат разрешенията.

Професионалисти:

• Съвместим с HIPAA, PCI DSS и SOX
• Прехвърляне на лични файлове или действия за групово администриране
• Качете файлове за споделяне
• Могат да се прехвърлят големи файлове – с размер над 3 GB
• Покана за достъп с връзки

Минуси:

• Не е облачна услуга

Системата Serv-U може да взаимодейства с повечето добре познати клиенти, като напр FileZilla и WinSCP . Сървърът за управляван трансфер на файлове Serv-U се инсталира на Windows сървър или Linux и можете да го проверите на a14-дневен безплатен пробен период.

ИЗБОР НА РЕДАКТОРИТЕ

Управляван сървър за трансфер на файлове Serv-U е нашият най-добър избор за корпоративна услуга за споделяне на файлове, тъй като позволява управлението на файлове да се извършва вътрешно и следи всички събития за достъп в сценарий за корпоративно споделяне на файлове. Администраторските инструменти в системата Serv-U позволяват достатъчен контрол върху сигурността и дейността, за да може тази услуга да допринесеPCI DSS,FISMS,SOX, иHIPAAсъответствие.

Вземете 14-дневен безплатен пробен период: solarwinds.com/serv-u-managed-file-transfer-server/registration

Операционна система:Windows Server и Linux

две. files.com (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД)

files.comе базиран на облак система за управление на файлове, която създава централна точка за съхранение, която улеснява споделянето. Тази корпоративна услуга за споделяне на файлове предлага функции за сътрудничество и разпространение. Основната характеристика обаче е пространство за съхранение в облак . Всички файлове трябва да бъдат качени в системата Files.com, преди да могат да бъдат споделени. Това позволява на системата да проследяване и контрол на достъпа към файлове.

Основни функции:

• Облачна платформа
• Включва място за съхранение на файлове
• Покана за имейл адрес
• Вътрешна покана по име на акаунт

Пакетът Files.com е добър избор за фирми, които трябва да спазват стандартите за защита на данните. Сервизът ще издаде подписан Споразумение за бизнес партньор (BAA) на клиенти, които работят за HIPAA и PCI DSS стандарти. Регистрационните файлове за дейността на файла са необходими за проверка на съответствието със стандартите. Те се съхраняват на сървъра на Files.com и се предоставят чрез програма за преглед в таблото за управление на Files.com.

Споделянето на файлове във Files.com може да се реализира по няколко начина. Възможно е да се създаде споделени папки където всеки публикуван файл може да бъде достъпен от одобрен списък от сътрудници. Потребители, които желаят разпространи файл трябва да го качите на Files.com и след това да добавите списък за достъп към него в таблото за управление. След това Files.com генерира имейл до всеки получател. Този имейл включва връзка за предоставяне на достъп до файла през защитена връзка.

Потребители на Outlook и Gmail може да инсталира плъгин files.com за управление на предаването на прикачени файлове. Всеки път, когато плъгинът открие прикачен файл, той го качва на сървъра Files.com и поставя връзка към новото местоположение на файла в имейла.

Files.com може също да действа като клиент, като осъществява достъп до файловите директории на други системи за съхранение в облак, като предоставя единен интерфейс за всички тях. Услугите за съхранение в облак, които Files.com може да управлява, включват Google Диск , Dropbox , и OneDrive .

Всички предавания на файлове са защитени от FTPS или SFTP и преглеждането на файл през браузър е защитено от HTTPS . Мястото за съхранение на файлове също е криптирано, така че дори техниците на Files.com не могат да четат вашите файлове.

Фирмите, които искат да използват Files.com за съвместно създаване на файлове, могат да получат плъгин за Office 365. Услугата може също да взаимодейства със системи за съобщения, като напр. Отпуснатост и Атласиан инструменти за управление на проекти.

Професионалисти:

• Премахва необходимостта от изпращане на копия по имейл, намалявайки интернет трафика
• Повишава сигурността, като централизира съхранението на файлове и позволява на собствениците на файлове да контролират достъпа
• Интегрира се с Google Workspaces, Dropbox и OneDRive
• Налично е BAA за осигуряване на съответствие с PCI DSS и HIPAA

Минуси:

• Само седем дни за безплатния пробен период

Files.com е абонаментна услуга с тарифа на потребител на месец. Има три издания на Files.com: Стартер , Мощност , и Премиер . Те включват съответно 1, 5 и 10 TB използване на данни на месец. Можете да получите достъп до Files.com на a7-дневен безплатен пробен период.

files.com 7-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

3. ExaVault (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ)

ExaVaultе облачна услуга, която може да действа като защитен сървър за прехвърляне на файлове, използвайки SFTP и FTPS. Услугата се предлага и като предприятиесъхранение на файловесистема, позволяваща създаването напотребителски акаунтиза да позволи на служителите да съхраняват работните си файлове на сървъра, вместо на локалните си компютри.

Основни функции:

• Облачно базирана услуга
• Съхранение и прехвърляне на файлове
• SFTP и FTPS

Централизирането на файловото съхранение на облачен сървър прависподеляне на файловелесно. Собственикът на файл може да покани други потребители да имат достъп и да посочи нива на разрешение. Правата за достъп могат да бъдат с крайна дата и също така е възможно да бъдат отменени. Системният администратор също има възможност даотмениправа за достъп до файлове.

ExaVault може да се използва като ефективна и сигурна услуга заразпространение на файлове. Ако потребителите трябва да изпратят файл до външни дестинации, те просто използват услугата ExaVault за алтернативна стратегия. Файловете, които вече са на сървъра, просто се нуждаят отвръзка за достъпгенериран, който се изпраща по пощата вместо файла. След това получателят използва връзката за достъп до файла. Ако файлът все още не е на сървъра, потребителят просто го качва чрез SFTP или FTPS и след това изпраща връзка към него. Голямото предимство на тази стратегия е, че подобряваконтролнад достъпа до данни. Всички действия с файлове, съхранявани в системата ExaVault, се регистрират.

Професионалисти:

• Съответства на PCI DSS, HIPAA и GDPR
• Поканете други за достъп до файл чрез изпратена по имейл връзка
• Всички действия се регистрират

Минуси:

• Няма ценова листа

Услугата за регистриране в ExaVault е чудесна за онези фирми, които трябва да следват стандарт за защита на данните. Тези стандарти, като напрPCI DSS,HIPAA, иGDPR, изискват цялата дейност да се регистрира и тези регистрационни файлове да се съхраняват за одит.
ExaVault се предлага вчетири плана, които предоставят различни обеми пространство за съхранение от 1 TB до 10 TB. Можете да оцените системата ExaVault с a30-дневен безплатен пробен период.

ExaVault.com 30-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

Четири. Citrix ShareFile

Citrix ShareFileе облачна платформа който работи с набор от сигурни услуги за споделяне на файлове които са съсредоточени върху неговата платформа за съхранение в облак. Потребителите могат разпространявате файлове или сътрудничат върху тях с тази услуга. Акаунтът в ShareFile включва неограничено файлово пространство, така че можете да използвате тази услуга като файлов сървър по подразбиране.

Основни функции:

• Облачна платформа
• Файлове до 100 GB
• Собствен FTPS

Потребител, който иска да разпространи файл, го качва в системата ShareFile и след това изпраща получатели връзка до това място. Това им позволява да преглеждат файла на сървъра, без да е необходимо да получават копие. Единичното качване означава, че FTP клиентите не свързват устройствата на потребителите за твърде дълго време и това намалява трафика в мрежата и в интернет.

Прехвърлянето на файлове е защитено с FTPS и може да се справи с файлове с размер до 100 GB . Зоната за съхранение също е защитена чрез криптиране и достъпът изисква потребителски акаунт, който може да бъде идентифициран чрез имейл адрес.

Системата ShareFile има интеграция с Офис 365 и системи за електронна поща. Това е достъпно за всички издания на системата, с изключение на най-ниското – има общо четири плана. Интеграцията на пакета за продуктивност позволява на екипите да си сътрудничат при създаването на документ. Интегрирането на имейл премахва прикачените файлове, копира ги в сървъра на ShareFile и вмъква връзка в имейла за достъп до файла.

Професионалисти:

• Споделянето на файлове се осъществява чрез преместване на файлове в директориите за съхранение на платформата
• Достъпът се предоставя чрез връзка, изпратена по имейл
• Интегрира се с Microsoft 365

Минуси:

• Не се свързва с други платформи за съхранение

Наличието на всички дейности за споделяне на файлове на едно място подобрява възможностите за контрол, наблюдение и регистриране. Тъй като всички действия върху файл могат да се извършват само от оторизирани потребители, всяко събитие за достъп може да бъде регистриран с потребителски идентификатор и времево клеймо върху него. Това е голяма полза за проследяване на изтичане на данни и добавя отговорност за всички действия във файла. Достъпът може да бъде ограничен само до четене и разрешенията могат лесно да бъдат отменени. По-високите планове включват a воден знак система за разпределени файлове.

Citrix ShareFile е достъпен за a 30-дневен безплатен пробен период .

5. Трезорит

Трезорите защитена корпоративна услуга за споделяне на файлове който се доставя от облака. Мерките за сигурност в тази система я правят съвместима с изискванията на HIPAA и GDPR.

Основни функции:

• Съответства на HIPAA и GDPR
• Файлове, криптирани преди качване
• Защита с криптиране на платформата

Ключови услуги, предлагани от тази платформа, са защитено съхранение с Изисквания за достъп до 2FA , защитено прехвърляне на файлове, споделяне на връзки за разпространение и управление на прикачени файлове към имейл. Файловете, които произхождат от потребителско устройство, се криптират преди качване. Те са защитени при пренос с друг слой на криптиране, както и цялата област на акаунта защитени с криптиране .

Потребителите предоставят достъп на колеги и външни лица чрез своите имейл адреси. Разрешението може да бъде степенувано, за да разреши или блокира редактирането, а правата за достъп могат лесно да бъдат отменени както от собственика на файла, така и от системния администратор.

Прикачените файлове към имейл се прихващат и качват на сървъра на Tresorit с връзка се поставя в имейла, за да се даде възможност на получателя да получи достъп до файла. Разрешенията за достъп както за прикачени файлове към имейл, така и за качени файлове могат да бъдат ограничени във времето. Всички действия, които се извършват върху файл, и всички получатели се регистрират. Това помага при проследяване на разкриването и одит на съответствието.

Професионалисти:

• Валидира устройството, както и потребителя за удостоверяване на достъпа
• Линк покани за достъп
• Регистриране на активността

Минуси:

• Няма локална версия

Tresorit се предлага в три издания: Бизнес стандарт , Бизнес плюс , и Предприятие . Абонаментните такси се начисляват на потребител на месец или на година. Количеството пространство за съхранение на сървъра, разпределено за всеки потребител, се увеличава с по-високите планове. Потребителите на Business Standard получават 1TB пространство, а потребителите на Business Plus получават 2TB. Пакетът Enterprise е персонализиран план . Можете да тествате системата Tresorit на a 14-дневен безплатен пробен период .

6. Google Workspace

Google Workspaceе това, което се наричаше Google G-Suite. В основата на тази система е Google Диск , услуга за съхранение в облак. Други елементи в пакета Workspace са онлайн пакет за продуктивност. Задвижването е безплатно за физически лица с до 15 GB пространство за всеки потребител. Въпреки това, администраторски контроли се предлагат само с един от бизнес плановете за работно пространство.

Основни функции:

• Облачна файлова директория
• Включен пакет за продуктивност
• Файлове, защитени с криптиране

Отправната точка за корпоративно споделяне на файлове е да качите файл в Google Drive. Като се има предвид обаче, че системата включва пълен пакет за производителност, можете да отрежете качванията, като направите Workspace tools корпоративния пакет за създаване на документи. Всеки потребител получава акаунт, който може да бъде свързан с a Gmail адрес – Gmail също предлага възможност за управление на имейл адреси на корпоративни домейни.

Функциите за сътрудничество в пакета за продуктивност включват пълно проследяване на промените като всяка по-ранна версия се съхранява за връщане назад. Идентифицира се източникът на всяка промяна. Услугата включва също система за коментиране и сътрудниците могат да изпращат бележки по имейл директно от редакторите.

Професионалисти:

• Организиран точно като Windows Drive със структура на директория
• Коментиране за сътрудничество
• Редактирането може да бъде обърнато чрез връщане назад на версията

Минуси:

• Безплатната версия не дава корпоративна собственост върху файлове

Файловете могат да се споделят чрез връзка, която се изпраща по имейл до получателя, вместо да се прехвърля или изпраща по имейл. Собственикът на файла може да реши какво ниво на достъп да предостави и разрешенията могат лесно да бъдат отменени.

7. Dropbox Business

Dropbox е сигурна система за съхранение в облак, която може да се използва за споделяне на файлове чрез разпространение или сътрудничество, както и за архивиране и синхронизиране. Достъпът до файлове може да бъде предоставен на колеги, а също и на външни лица чрез изпращане на връзка по имейл. Можете да правите разрешения за достъп ограничен във времето и те също могат да бъдат отменени по всяко време.

Основни функции:

• Облачно файлово устройство
• Без ограничение на пространството на горните планове
• Споделяне на файлове

Има три издания на Dropbox Business: Стандартен , Разширено , и Предприятие . Стандартната версия получава 5TB място за съхранение на потребител, а двата по-високи плана нямат ограничение за размера на хранилището.

Професионалисти:

• Потребителят създава или качва файл и след това кани други с връзка за достъп
• Файловете могат да бъдат направени частни чрез отнемане на разрешения за достъп
• Регистриране на активността

Минуси:

• Няма собствени инструменти за продуктивност

Можете да опитате Dropbox на a 30-дневен безплатен пробен период .