8 най-добри софтуерни решения за ИТ документация

Създаването на ИТ документация струва пари, но повечето компании незабавно губят техническата си документация веднага щом бъде закупена или създадена. Най-разпространеният метод за управление на документацията е да я отпечатате и поставите в класьори на редици игнорирани рафтове. Има по-добър начин.

За да направите тези ИТ документи полезни, са необходими три елемента:

• Дигитализирайте документацията на базата данни
• Стандартизирайте форматите
• Индексирайте съдържанието на документа, за да можете да го търсите.

Ето нашия списък с осемте най-добри софтуерни инструмента за ИТ документация:

1. ИТ документация на SuperOps ИЗБОР НА РЕДАКТОРА Тази услуга е част от SaaS платформа, която предоставя както RMM, така и PSA функции за MSP и позволява на техниците да водят записи както на управлявани, така и на неуправлявани активи.
2. NinjaOne (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД) – по-рано NinjaRMM – това е пакет от инструменти за техници на MSP, който включва библиотека с документация, която включва шаблони за създаване на референтна библиотека за клиентски системи и най-добри корпоративни практики. Това е облачна платформа.
3. Излязло (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД) Тази SaaS платформа, предназначена за доставчици на управлявани услуги, включва рамка от база знания, която позволява на потребители и техници да се доставят ръководства за използване на системата.
4. N-способен паспорт Екипна система за защита на пароли, която също управлява базирано в облак хранилище на документи.
5. IT лепило Онлайн платформа за управление на документи, която се интегрира с много системи за управление на проекти и сътрудничество.
6. ITBoost Уеб базирана система за документация, която е собственост на ConnectWise, система за управление на инфраструктурата.
7. Сливане Корпоративна система за сътрудничество, комуникация и документация, която се използва широко в ИТ индустрията.
8. DokuWiki Безплатен създател на Wiki, който може да се използва за изграждане на вътрешна база от знания.

Поддържането на ИТ документация в цифров формат е първата стъпка към привеждането на корпоративната документация в използваемо състояние. Типична реакция е да отпечатате документи и да ги поставите в библиотека. Това е полезна стратегия за лицето или компанията, които са създали документацията, защото предоставя физическо, визуално доказателство за тяхната упорита работа. Повечето хора обаче днес са съгласни с това трябва да се избягва прекомерната употреба на хартия . Отпечатаните документи заемат място, изискват инвестиция в шкафове за съхранение и изискват изсичане на много дървета.

Втората стъпка е да се стандартизира форматът за съхранение, използван за тези документи. Ако ИТ документите са възникнали в цифров формат, тогава има голяма вероятност те да бъдат в малък брой типове документи. Форматите Microsoft Word и PDF са много разпространени и могат да бъдат конвертирани в други формати.

Последният етап е да индексирайте съдържанието на документите . Това е трудоемка задача, когато се изпълнява ръчно, но може да бъде изпълнена чрез автоматизирани процеси много бързо.

Превръщане на игнорирани ИТ документи в често посещавани източници на информация просто изисква ефективен инструмент за управление на документи. Една стъпка по-добре е да създадете всички ИТ документи на вашата компания във файлов формат, който е настроен за интерпретация в достъпни уеб базирани системи, като например Wiki формат .

На пазара има много системи за управление на документи. Това обаче е категория софтуер, за която малко хора знаят и не много хора знаят какво да търсят, за да преценят правилно всички опции.

Ние проучихме пазара. Изброихме необходимите атрибути на инструмент за ИТ документи и след това разгледахме всички продукти на пазара, за да видим кой отговаря на този списък с изисквания.

Най-добрият софтуер за ИТ документация

Всяка от тези системи за ИТ документация е малко по-различна. Всеки има различни силни страни и ще се хареса на различни организации. Някои създават формати за показване на документи, които изглеждат като уеб страници а някои са по-подходящи за импортиране на съществуващи документи от други. Някои са системи за документация, в които трябва да бъде написана документацията на вашата система. Други са инструменти за откриване на системата който автоматично ще генерира вашата ИТ документация.

Нашата методология за избор на решения за ИТ документация

Прегледахме пазара за софтуер за ИТ документация и анализирахме опциите въз основа на следните критерии:

• Рамка за създаване на различни формати за достъп и съхранение на документация
• Възможност за създаване на база от знания в подкрепа на потребителите
• Възможност за създаване на библиотека с проектна документация за разработка
• Опцията да направите библиотеката с документи достъпна чрез индексиран уеб портал
• Администраторски инструменти, които позволяват създаването на потребителски акаунти
• Безплатен пробен период за безплатен период на оценка или гаранция за връщане на парите
• Съотношение цена/качество с полезни инструменти на справедлива цена

Можете да прочетете повече за тези опции в следващите раздели.

1. SuperOps IT документация (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ)

ИТ документация на SuperOps е услуга, базирана на облак, която позволява на персонала от ИТ операциите да документира ИТ система. Тази помощна програма е част от RMM пакет който е в партньорство с PSA система. Двата пакета услуги образуват цялост платформа за поддръжка за управлявани доставчици на услуги. Системата за ИТ документация може да се използва за документиране на вътрешни съоръжения, а също и активи на клиентска система.

Модулът за ИТ документация на SuperOps ви позволява да получите пълно описание на всеки актив в стандартен формат с възможност за търсене. Тази система може да се базира на услуга за откриване на активи, която е вградена в пакета RMM. Вземете цялото си оборудване, изброено в инвентаризация и след това добавете бележки и описания на функции, като изградите свои собствени шаблони за документация.

Основни функции:

• Опаковани за доставчици на управлявани услуги
• SaaS система
• Създава ръководства за използване на системата
• Основният план е безплатен за една година

Както е облачна услуга , SuperOps включва място за съхранение на вашата библиотека с документи в своя абонаментен пакет. Можете също така да изберете да архивирате този магазин на облачен сървър по ваш избор. както и да е отдалечено място за съхранение на услугата SuperOps IT Documentation прави споделянето на данни много по-лесно. Не е нужно да се притеснявате, че един служител натрупва системна информация, защото събирането на всички знания на екипа в системата за документация прави целия персонал еднакво овластени .

Характеристиките на системата за ИТ документация позволяват на мениджърите да създават различни изгледи и да контролират достъпа до чувствителна или критична за бизнеса информация. Системата за документиране може да се използва заедно с Бюро услуги модул на пакета PSA за предоставяне на обучение на техници или ръководства за самообслужване.

Професионалисти:

• Силно приспособими – чудесно за компании, които искат да изградят свои собствени SOP
• Това е хибридно RMM/PSA решение
• Гъвкав облачен продукт
• Страхотен вариант за MSP и по-големи вътрешни екипи

Минуси:

• Ще има полза от по-дълъг 30-дневен пробен период

The RMM и PSA услугите на SuperOps се предлагат в четири плана. Устройството за ИТ документация е включено в две от тези издания. Първият от тях е само план, който е насочен към независими техници и е безплатно за използване за първата година. Висшият план се нарича Премиум и се таксува на техник на месец. Можете да получите a21-дневен безплатен пробен периодна някой от плановете на SuperOps.

ИЗБОР НА РЕДАКТОРИТЕ

SuperOpsе нашият най-добър избор за инструмент за ИТ документация, защото е част от по-широк, базиран в облак пакет от инструменти за доставчици на управлявани услуги. Тази система допълва системите RMM и PSA в пакета SuperOps, като предоставя метод за създаване на системи за обучение, скриптове за поддръжка, ръководства за отстраняване на неизправности и статии в базата знания. Тази услуга включва място за съхранение в облак за вашата документация и един от плановете е безплатен за използване през първата година.

Изтегли:Вземете 21-дневен безплатен пробен период

Официален сайт:https://superops.ai/signup

ВИЕ:Базиран на облак

2. NinjaOne (БЕЗПЛАТНА ПРОБНА ВЕРСИЯ)

NinjaOne – по-рано NinjaRMM – е пакет от инструменти за дистанционно наблюдение и управление за използване от техници на MSP. Този пакет включва рамка за ИТ документация който е предназначен за използване от MSP оператори в усилията им да съберат база от знания в системите на клиентите. Тази услуга може да се използва за натрупване на факти за ИТ системите, които MSP управлява, и може също така да съдържа инструкции и скриптове за установяване на факти, за да насочва работните потоци на техниците.

Пакетът документация предлага библиотека от шаблони който отговаря на различни изисквания за различни видове помощни програми, като Active Directory или мрежови възли. Този автоматизиран формат ускорява системата процес на документиране и действа като ръководство за сглобяване на документи.

Основни функции:

• Проектиран за доставчици на управлявани услуги
• SaaS платформа
• Създава поддържащи скриптове и документация за състоянието на системата

След като бъде създаден документ, той се съхранява в хостван в облак библиотека с документация и включена в конкретно информационно дърво. Това дава възможност за бърз достъп до съответната информация и може да създаде поредица от ръководства за техници. Документите са с възможност за търсене и могат да бъдат намерени чрез търсачка, вградена в портала за достъп до информационната библиотека.

Когато мениджърите настройват работен поток за конкретни задачи за управление на системата, те могат да насочат тази задача към свързаната документация. Това значително помага на техниците, защото може да се предлага в нива на детайлност . По този начин нов член на екипа има достъп до допълнителна основна информация, когато е необходима, докато тези, които изпълняват редовни задачи, не се затрупват с ненужни съвети. Накратко, библиотеката с документация е там за поддръжка, а не за да пречи и да забавя техниците.

Професионалисти:

• Поддържа над 120 интеграции, което го прави солидна опция за вече установени организации
• Интерфейсът може да бъде персонализиран както за наблюдение на клиенти, така и за управление на инвентара на устройствата
• Вграденият дистанционен достъп с дистанционни команди позволява на техниците да отстраняват неизправности, без да започват сесия
• Гъвкави ценови пакети – страхотни за всякакъв размер мрежи

Минуси:

• Бих искал да видя по-дълъг пробен период

NinjaOne е набор от инструменти и се таксува на техник, така че пълният набор от функции е достъпен за MSP от всякакъв размер и дори за независими техници за поддръжка на свободна практика. Каквато е системата доставено от облака , не е необходимо да поддържате собствена инфраструктура на място и пакетът може дори да се използва за свързване на a разпределени , домашен екип. NinjaOne не публикува своята ценова листа, но можете да започнете пътуването на вашия купувач, като отворите a14-дневен безплатен пробен периодили потърсете безплатна оферта за вашите обстоятелства.

NinjaOne Стартирайте 14-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

3. Извадете го (БЕЗПЛАТЕН ПРОБЕН ПЕРИОД)

Навън е SaaS платформа, която включва и двете автоматизация на професионални услуги (PSA) и дистанционно наблюдение и управление (RMM) системи за управлявани доставчици на услуги. Пакетът PSA включва система за издаване на билети, която се управлява от потребителски достъп до клиентски портал. Системата Портал за клиенти разполага с a знание елемент, където можете да настроите документи, които съдържат обяснения на системните функции и ръководства как да ги използвате.

Базата от знания рамка не е само за документация, от която потребителите се нуждаят. Системата също така създава пътища и отделни бази данни с документи за техническа помощ информация. Това друго хранилище на документи е за достъп от техници на MSP и съдържа скриптове за интервю, системни данни и Отстраняване на неизправности водачи.

Основни функции:

• Облачно базирана система
• Портал за клиенти
• Рамка на базата знания
• Документация за използване от техници

Други функции за управление на информацията в Atera включват шкаф за парола . Това подава идентификационни данни към системите, до които се осъществява достъп, така че техниците нямат възможност да ги видят. Това създава по-силна сигурност за системите, които MSP управлява.

Атера е а абонаментен пакет които могат да се плащат месечно или годишно. Цената на месец излиза по-евтино при годишен план, но трябва да платите предварително за целия абонаментен период.

Има три плана достъпно за Atera, което прави услугата достъпна за всички бизнеси – последователно по-високите планове имат повече функции и струват повече. Системата за билети, порталът за клиенти и рамката на базата знания са включени във всички планове.

Atera не само доставя софтуера за създаване на базата от знания, но хоства базата данни с документи и ги представя на потребителите. Всички екрани за клиентския портал са с бял етикет така че можете да ги брандирате с вашата корпоративна идентичност или тази на вашите клиенти. Системата е мултитенантирана, което означава, че данните и настройките за всеки клиент се съхраняват отделно в системите на Atera.

Професионалисти:

• Лек облачен инструмент
• Създаден с мисъл за MSP и включва вградени инструменти за RMM и PSA
• Рамката е много адаптивна, което прави Atera изключително гъвкава
• Може да мащабира и поддържа множество бази данни в среда с множество клиенти
• Пакетното ценообразуване прави Atera достъпна за всеки бизнес

Минуси:

• Atera е фокусирана върху MSP, по-малките организации може да не използват всички функции за много клиенти

Всички конзоли и табла за управление на системата са домакин на сървърите на Atera и може да бъде достъпен отвсякъде чрез всеки стандартен уеб браузър. Такъв е и случаят с портала за клиенти.

Можете да оцените услугата Atera на aбезплатен пробен период.

Започнете БЕЗПЛАТНА пробна версия

4. N-способен паспорт

N-способен паспортбеше придобит от SolarWinds, водещият производител на инструменти за управление на ИТ инфраструктура, през април 2019 г. Чрез поредица от покупки N-able създаде мощно подразделение, което цели да предостави софтуер за поддръжка на доставчици на управлявани услуги с Passportal, който сега е част от N- способно разделение.

Passportal предлага комбинация от услуги за MSP. Един е система за управление на пароли и друго е мениджър на документи . Въпреки че тази услуга се нарича Мениджър на документи , той е част от пакета Passportal и дойде в N-able със скорошното си придобиване.

Основни функции:

• Облачно хранилище за документи
• Шкаф за пароли
• Подходящо за доставчици на управлявани услуги
• Рамка на базата от знания
• Вътрешни ръководства или инструкции за самообслужване за потребителите

Мениджърът на пароли Passportal и Мениджърът на документи формират ядрото на Паспортен апартамент . Невъзможно е да се абонирате за системата за документи, без да поемете и мениджъра на пароли.

Паспортът е облачна услуга и е насочен към MSP. Очаква се MSP да използват системата за документация вътрешно и също така да я разположат, за да осигурят хранилища за информация за компании клиенти и техните служители. Например, MSP може да намали броя на служителите на клиента, които се обаждат на бюрото за помощ, като конструира база от знания за самопомощ който обяснява как да разрешите проблеми в мрежата на клиента.

Логиката зад сливането на предоставянето на мениджъри на пароли и хранилища на документи е, че тези две области поддържат по-голямата част от обажданията, които служителите на клиента ще направят до осигуреното от MSP Help Desk.

Документната система е и двете хранилище на информация , пакет за редактиране , и система за форматиране на презентация . Системата започва с насочване на MSP каква информация да извлече от техниците, работещи за клиентска компания, когато MSP за първи път наддава за договор.

Познаването на системата на клиента е от съществено значение, за да се напише точен договор за услуга. След като работните отношения започнат, техниците на клиента трябва да бъдат насърчени да предадат знанията си за системата, която управляват.

Професионалисти:

• Поддържа автоматично синхронизиране на Active Directory чрез LDAP
• Поддържа използване с множество наематели – чудесна функция за MSP
• Поддържа докладване за съответствие за идентифициране на слаби пароли и принудителни промени въз основа на правилата
• Работи в облака – проектиран за мащабиране
• Потребителите генерират свой собствен ключ за криптиране, като защитават своите облачни данни от трети страни, включително Passportal

Минуси:

• По-малките мрежи може да не се възползват от специфичните за MSP/предприятието инструменти, които Passportal предлага

Тази информация може да бъде дестилирана в SOP, съхранявани в мениджъра на документи. Стъпка по стъпка MSP може изградете определение на системата , как да работите с него и как служителите го използват. Част от тази информация ще стане насока за техниците на MSP, а друга част ще се превърне в ръководства за отстраняване на неизправности, за да се даде възможност на потребителите на системите на клиентите да коригират собствените си проблеми. Можеш поискайте демонстрация на сайта им.

5. ИТ лепило

IT лепилое основният съперник на N-able Passportal. Това е документационната система, собственост на Kaseya , основен доставчик на MSP софтуер. IT Glue също комбинира парола и управление на документи в една и съща услуга.

Въпреки че е собственост на производител на PSA и RMM пакети, ITGlue не ограничава своята оперативна съвместимост до своите сестрински продукти. Разбира се, има интеграции за ITGlue с PSA и RMM системите на Kaseya, наречени BMS касов апарат и VSA касов апарат . Системата за документиране също се интегрира с конкурентен MSP софтуер, произведен от Pulseway, ConnectWise и N-able.

Основни функции:

• SaaS платформа
• Създайте портал за самообслужване
• Системна документация
• Шкаф за пароли

IT Glue е облачна услуга който се таксува чрез абонамент. Управлението на услугата се предлага в три издания: Основен , Изберете , и Предприятие . Това са всички цени на потребител на месец с минимален брой служители от пет – въпреки че изданието Enterprise е достъпно за един до четирима потребители на много по-висока месечна цена от плана за пет потребителя. Няма локална опция. Всички планове включват платформата за документация. Услугата предоставя база от знания/редактор в стил wiki, който също предоставя структура за съхранение на информация.

Оферти на IT Glue помощна програма за откриване на система като допълнителна функция, която не е включена в стандартните издания. Тази система за автоматично откриване автоматично ще изследва хардуерните и софтуерните инвентаризации на мрежата и ще документира всички тях.

Системата IT Glue създава рамка за документация, предоставя шаблони за писане и структурира записаната информация за представяне. Той също така осигурява място за съхранение на документната база и интерфейси за създателите и потребителите на хранилищата на документи. Всички комуникации с услугата ITGlue са защитени чрез криптиране , както и данните, съхранявани на сървъра на IT Glue.

IT Glue произвежда алтернативен пакет, наречен MyGlue. Системата MyGlue е платформа за самообслужване, за която крайните клиенти се регистрират директно, докато IT Glue е предназначени за използване от MSP да предостави информация на служителите на компанията клиент. MyGlue включва нулиране на парола и средства за създаване на база знания.

Професионалисти:

• Работи добре в среди на MSP, както и в организации със среден размер
• Предлага стабилна библиотека от шаблони, за да започнете бързо
• Управлява документацията, както и идентификационните данни
• Има голямо разнообразие от интеграции и добавки към други продукти

Минуси:

• Ако е доста обширен и може да отнеме време, за да проучите напълно всички опции и добавки на IT Glue

6. ITBoost

ITBoost е собственост на ConnectWise , който е друг голям производител на системи за управление на инфраструктурата. Освен това е водещ доставчик на софтуер за MSP. Така че ITBoost, ITGlue и Passportal са в много тясна конкуренция.

Подобно на основните си конкуренти, ITBoost е облачна услуга, насочена към MSP и включва също услуги за управление на пароли и хранилище за пароли. Документите, създадени от ITBoost, могат да представят информация на вътрешни или външни потребители. Документите за външни потребители включват формат на формуляр за обратна връзка, който позволява на служителите на вашите клиенти да дават оценки на услугите на MSP.

Основни функции:

• Част от семейството на ConnnectWise
• Създавайте или импортирайте документи
• Рамка за управление на библиотеката

Системата ITBoost има възможност за импортиране на документи и също така включва редактор. Друга интересна функция е възможността за събиране на информация от билети за поддръжка. Средствата за събиране на данни, структурата на представяне и шаблоните на документи се комбинират, за да подкрепят създаването на SOP за персонала на MSP и база от знания за поддържаните потребители.

ITBoost има набор от функции, които разчитат на съвместното съществуване на ConnectWise на сайта – ConnectWise Control , Автоматизирайте ConnectWise , и ConnectWise Управление . Той също така включва запис на конфигурации на устройства, което помага да се документират системите, които MSP управлява.

Комуникациите през интернет и съхранението на данни на ITBoost сървърите са криптирани за сигурност.

Професионалисти:

• Облачно базираното управление на документи позволява на организациите да мащабират своите бази знания без разходи за инфраструктура
• Позволява вътрешни и външни статии от БЗ, които да помогнат както на персонала, така и на клиентите при отстраняване на проблеми
• Ревизионните контроли защитават и проверяват документите

Минуси:

• Пробният период е само 14 дни, ще се възползва от по-дълъг период на тестване

Въпреки че е собственост на ConnectWise, ITBoost може да се интегрира с конкурентни PSA системи, предоставени, между другото, от Kaseya и Pulseway. Той също така се интегрира с RMM пакети, произведени от подобни на Навън , N-способен , и Касиер . Той също така се интегрира с ITGlue, Slack и набор от VoIP телефонни системи. ITBoost е достъпен на 14-дневен безплатен пробен период .

7. Сливане

Confluence е продукт на австралийската софтуерна къща, Атласиан . Това е много успешна система за документиране, сътрудничество и управление на знания. Atlassian също притежава да , инструментът за управление на проекти, и двете системи се интегрират, за да създадат пакет за поддръжка на проекти.

Комбинацията от Jira за планиране и управление на проекти с Сливане за документация и комуникация е много популярен сред гъвкави екипи за разработка . Confluence е описан като частна социална медийна платформа за бизнеса. Инструментът е достъпен от 2004 г. и оттогава се промени радикално. Първоначално беше много подобен на типичния Wiki формат. Оттогава обаче както оперативният метод на системата, така и стилът на интерфейса са се променили.

Основни функции:

• Интегрира се с Jira
• Осигурява проектна документация
• Одитно регистриране

Външният вид и целта на страниците, създадени в Confluence, са много адаптивни и са задвижвани от шаблони . Получената система за документация прилича повече на уебсайт. Различните типове страници позволяват създаването на съобщения, бази знания с възможност за търсене и страници за групови коментари.

Инструментът включва ръководен редактор , което улеснява създаването на страници чрез шаблони. Предварително написани документи могат да бъдат импортирани в документна система, създадена от Confluence . Целта на Confluence обаче е да поддържа създаването на документи, създадени в рамките на средата, вместо да действа като хранилище на документи, въпреки че пространството за съхранение е включено в плановете за онлайн достъп на инструмента.

Confluence се предлага като абонаментна услуга, базирана на облак или като локален софтуер . Купувачите имат пет възможности, когато обмислят този софтуер. Има три издания за базираната в облак услуга и две опции за закупуване на локалния софтуер.

Трите издания на Cloud Confluence са Безплатно , Стандартен , и Премиум . Малък бизнес може да се справи добре с безплатната версия. Докато стандартната и премиум версиите позволяват до 5000 потребители на акаунт, безплатната версия е ограничена до 10. Най-важната допълнителна функция с двете платени версии е регистрирането на одит. Изданието Premium има много екстри в сравнение със стандартната версия, но най-важното е включването на модул за анализ. Пространството за съхранение е друга разлика с безплатен акаунт, който получава 2 GB, стандартен акаунт с 250 GB и неограничено място за съхранение за Premium изданието.

Локалната версия, наречена сървър , може да се получи срещу еднократна такса, но трябва да решите броя на потребителите, които ще имат достъп до софтуера, защото това е единственият фактор, който влияе върху цената. Извиква се по-високото локално издание Център за данни . Това се таксува на година и включва архивиране в облак за данни.

Професионалисти:

• Интегрира се в популярни платформи като Jira
• Предлага се в облака или на място
• Позволява силно стилизирана персонализирана документация

Минуси:

• Бих искал да видя повече опции за експортиране за отчитане
• По-подходящ за малки до средни мрежи

8. ДокуУики

Ако искате да създадете традиционен Wiki формат за вашата ИТ документация, тогава имате много опции за редактор и управление на документи. Повечето от тях са безплатни. Вероятно най-добрият от всички Wiki редактори е DokuWiki.

Голямо предимство на DokuWiki е неговата простота. Това прави редактора и софтуера за управление на документи лесни за поддръжка. Системата не се нуждае от свързана база данни за индексиране или съхранение на документи. Вместо това работи системата за доставка на съдържание DokuWiki текстови файлове като източник на данни .

Основни функции:

• Безплатен за използване
• Създава Wiki формат
• Предлага функция за търсене на документи

Тази система за управление на съдържанието на документи беше пусната за първи път през 2004 г. Така че пакетът съществува от дълго време, което го прави добре установен и стабилен софтуер.

Това е междуплатформена програма , така че не е нужно да се притеснявате, че имате правилния тип сървър за хостване на кода. Тъй като това е безплатен софтуер, няма облачна версия на DokuWiki. Въпреки това, той може да бъде инсталиран на AWS виртуален сървър ако не искате да поддържате локален хост.

Простата безплатна система за управление на документи има някои страхотни функции, които включват контрол на версиите , като всяка версия се запазва, контрол на достъпа , шаблони , и плъгин система за разширяване на функционалността на инструмента.

Инструментът не се ограничава само до показване на западни текстове. Също така е способен да показва неевропейски набори от символи , като китайски, арабски и иврит. CMS има интегрирана система за индексиране и завършеният Wiki екран включва напълно функциониращо средство за търсене.

Ако нямате нищо против да хоствате софтуера на място и не искате да плащате за мениджър на документи, тогава този инструмент може да бъде отговорът, който търсите.

Професионалисти:

• Чудесно за тези, които искат да изградят своя собствена система за документация
• Напълно безплатен за използване
• Стабилна функционалност за търсене

Минуси:

• Предлага се само на място
• Липсва платена поддръжка

Избор на софтуер за ИТ документация

Този преглед представя само малък брой опции. Основното решение, което ще трябва да вземете, е дали искате хостван мениджър на документация или искате да поддържате софтуера във вашите собствени помещения.

Има много предимства както на онлайн, така и на вътрешните стратегии. Някои ИТ мениджъри просто не се чувстват уверени да хостват своето бизнес разузнаване извън защитените помещения на собствените си компании. Ако това ви описва, тогава имате две опции в този списък под формата на DokuWiki и Сливане . В този списък има четири хоствани услуги, тъй като тази конфигурация става все по-достъпна, тъй като все повече компании навлизат на пазара.

Платените инструменти в този списък могат да се окажат доста скъпи. Ако обаче сте малка компания или стартиране с много малко за харчене, тогава имате две безплатни опции в този списък, от които да избирате: DokuWiki и безплатното издание на Confluence .

Писането на вашата ИТ документация в редакторите на тези инструменти за управление на документи е по-добра идея, отколкото просто да сканирате вашите съществуващи библиотеки с документация на хартиен носител. Специално форматираните системи за управление на съдържание са по-добри при предоставянето на ИТ документация, отколкото традиционните документи на цяла страница, тъй като те могат да предоставят кратки описания и бързи съвети, както и пълни ръководства за потребителя и процедурни ръководства.

Използвате ли някой от инструментите в нашия списък? Кои аспекти на настоящата ви система за управление на ИТ документи ви накараха да я изберете? Оставете съобщение в Коментари раздел по-долу, за да споделите мненията си с общността.

Често задавани въпроси за софтуера за ИТ документация

Как мога да направя своята ИТ документация достъпна в много географски местоположения?

Това е проблем за Google Workspace. За да излезете от ограниченията за географски регион, просто задайте регион за вашата организационна единица Без предпочитания .

Не е ли достатъчно да използвам Dropbox за моя проект за ИТ документация?

Използването на лични акаунти в Dropbox от всеки член на екипа не е задоволително решение за проект за ИТ документация, тъй като в този сценарий липсват контроли за сигурност и контроли на централната библиотека с документи.