Ръководство за управление на ИТ активи

ИТ активите са разход както по отношение на придобиването, така и по отношение на управлението. Трябва да можете проследяване на използването на вашия хардуер и софтуер покупки, за да се уверите, че бизнесът действително се нуждае от всичко, което сте купили, което ще бъде демонстрирано чрез пълното им използване. Привържениците наУправление на ИТ активи(ИТАМ) се съгласяват, че полето трябва да измери всички разходи, направени от ИТ инфраструктурата по време на пълното й жизнен цикъл . Това измерване се нарича „ обща цена на притежание ” (TCO).

За да изчислите TCO, първо трябва да определите какъв е жизненият цикъл на ИТ активите и как да измервате разходите на всеки етап. Вашето последно предизвикателство е да проучите разходите и да се уверите, че получавате най-добрата стойност от вашия ИТ бюджет. Това решение не е само въпрос на намаляване на разходите, но намиране на баланс между изискванията за ниво на обслужване и разходите.

За щастие, не е нужно да измисляте свои собствени формули за управление на ИТ активи, защото има много модели, които можете да следвате. В това ръководство ще разгледаме най-широко използваните насоки за това как да внедрим управление на ИТ активи.

Международната асоциация на мениджърите на активи в областта на информационните технологии

TheМеждународна асоциация на мениджърите на активи в областта на информационните технологии(IAITAM) е водеща сила в стремежа за установяване на стандартни практики за управление на ИТ активи.

IAITAM дефинира жизнен цикъл на ITAM, който включва следните етапи:

• Заявка
• Набавяне
• Получете
• Наличност
• Внедряване/наблюдение
• IMAC (Инсталиране-Преместване-Добавяне-Промяна)
• Пенсиониране/повторно използване
• Изхвърляне

Някои модели вмъкват „ поддържа ” етап между Внедряване/наблюдение и IMAC . Други модели съкращават получаване, запас и внедряване/наблюдение в един етап, наречен „ Разгръщане .” В това ръководство ще следваме модела IAITAM.

Заявка, доставка, получаване и складиране

ИТАМ Заявка етап е въпрос на бюджетна политика на компанията. Това е функция на вашите редовни счетоводни процедури и се занимава с това как се одобряват покупките. Ако бюджетът на отдела се определя годишно, тогава ИТ мениджърът трябва да реши дали е необходимо ново оборудване.

Ако обслужваните отдели ръководят процеса на закупуване, като идентифицират нужда от допълнителна инфраструктура, тогава трябва да се проведе преговор с ИТ отдела. Надзорът на ITAM на този етап е тясно свързан с политиките за управление на ИТ услугите на вашата компания.

The Набавяне обикновено се контролира от ИТ отдела. Може да е възможно да изпълните заявката от съществуващ склад. Такъв би бил случаят, ако имаше персонал, който наскоро е напуснал, предоставяйки компютри и софтуерни лицензи на други потребители.

Необходимостта от намаляване на разходите за доставки също изисква купувачите на ИТ оборудване да проучат пазара и да намерят най-евтиния доставчик за често искан хардуер и софтуер. Също така би било добра идея да създадете акаунт с доставчици, които са готови да дават отстъпки за редовни купувачи.

The Получете етапът е друга област, която зависи от фирмената политика. Ако имате много местоположения, може да искате да централизирате съхранението. Тази стратегия обаче ще изисква допълнителен транспортен етап за крайната доставка. Вашата стратегия за получаване ще зависи от размера на вашата организация и от броя и разстоянието на всички нейни сайтове.

С Наличност фаза започвате да се отдалечавате от необходимостта от счетоводни инструменти и към изискване за регистри на инвентара. Инструментите, поддържащи този етап от жизнения цикъл, са малко по-различни от тези, необходими за стандартното управление на активи. ИТ мениджърът трябва да гарантира, че има възможно най-малко ИТ активи на склад.

Опитът може да ви е научил да държите резервни части от оборудването, за да покритие за отказ на разгърнато оборудване . Успешното съгласуване на договори за поддръжка както за хардуер, така и за софтуер със споразумения за ниво на обслужване, които осигуряват бърза подмяна, ще позволи намаляването на резервния запас.

Договорите за поддръжка не само позволяват намаляване на складовите наличности, но добавят стимул към разходите към политиката за поддържане на нисък свободен капацитет. Въпреки че може да има гаранции и подкрепа вградена в покупната цена както на хардуера, така и на софтуера, те не трябва да се разглеждат като „безплатни“. Удължаването на контактите за поддръжка обикновено изисква такса, така че трябва да отчетете тази сума като част от първоначалната покупна цена.

Поддържането на резервно оборудване и наличието на неизползвани софтуерни лицензи води до тези разходи за поддръжка. Така че, като изтече договора за поддръжка, без да бъде използван, този резервен запас ви струва пари.

Внедряване/наблюдение

Ако започвате политика за ITAM в организация, която вече работи, тогава Внедряване/наблюдение фаза ще бъде жизнено важна за вашето изпълнение. Създаването на инвентаризация на оборудването е в основата на управлението на ИТ активи.

Не е необичайно предприятията да загубят представа с какви точно физически ресурси разполагат. Платените софтуерни лицензи са по-лесни за количествено определяне. Въпреки това, не всеки документира броя на копията на софтуера, които се използват в организацията.

За щастие има инструменти за наблюдение на системата, които могат да одитират вашата съществуваща система, като направят опис на хардуера и регистър на целия инсталиран софтуер. Тези инструменти правят съставянето на отправна точка за вашата ITAM стратегия много по-лесно.

Мониторингът на ефективността има второ предимство за ITAM. Може да ви помогне да забележите прекомерно предоставяне на услуги или свръхобложена инфраструктура. Инструментите за управление на мрежата могат да ви помогнат да внедрите оформяне на трафика, за да извлечете най-добрата стойност от вашите ресурси.

Договорни стойности

Проблем, който вече беше споменат в раздела Наличност по-горе, е свързан с договорите за поддръжка и поддръжката от доставчици. Измерването на ефективността на SLA е по-често срещано от страна на доставчика на услуга, отколкото от страна на клиента. Както при застрахователните полици, ползата от SLA в договор за поддръжка е измерима в сметките на клиента само когато нещата се объркат.

Доставчикът има по-голям стимул за политики за предоставяне на услуги и SLA одит, отколкото купувачът. Договорните задължения трябва да бъдат съображение за системата на доставчика още във фазата на проектиране. Това създава изискване за въвеждане на канали за контакт и следва да се избере софтуер за наблюдение и управление на екипи, за да се гарантира ефективност. Тези системи за мониторинг трябва също да включват отчитане на ефективността.

Данните за спазване на договорите рядко се доставят на клиентите рутинно. Вместо това действа като застрахователна полица за доставчика като доказателство срещу оплаквания или потенциални претенции от клиенти за нарушения на SLA.

Ефективността на поддръжката се превръща в проблем за компаниите клиенти, когато управляват вътрешни отдели за поддръжка. В този случай отделът за поддръжка има задължения за изпълнение към бизнес отделите и от своя страна трябва да измерва доставката на поддръжка от доставчика, за да гарантира собственото си съответствие. В този пример софтуерът Help Desk и MSP трябва да бъдат предоставени на ИТ отдела и трябва да бъдат отчетени като част от общата цена на притежание.

IMAC ( Инсталиране-Преместване-Добавяне-Промяна ), Изтегляне/повторна употреба и изхвърляне

The IMAC и Пенсиониране/повторно използване етапите от жизнения цикъл на актива са тясно свързани с Наличност и Внедряване/наблюдение фази. Договорите за поддръжка са също толкова важни за измерване на разходите в тези фази.

IMAC означава „инсталиране, преместване, добавяне, промяна“. Тази фаза ви насочва да адаптирате оформлението на вашата мрежа и методите, които използвате, за да доставяте софтуер на вашия персонал и клиенти, за да оптимизирате производителността и да намалите разходите.

The Пенсиониране/повторно използване етапът е тясно свързан с IMAC. Резултат от анализа на използването е оттеглянето на част от оборудването или софтуера, които могат да бъдат преразпределени. Този анализ може също да разкрие, че имате твърде много лицензи за определен софтуерен пакет или тип устройство.

The Изхвърляне фаза е функция на стандартните счетоводни методи за амортизация на активи. Те ще ви дадат продължителност на живота на всяка част от оборудването. Това ви казва кога ще изтече експлоатационният живот на дадено устройство. След това този хардуер може да бъде продаден, за да се възстановят малко пари.

Има няколко стратегии, които трябва да използвате, за да намалите TOC в етапите на IMAC и оттегляне/повторно използване.

Намалете разходите за мрежова инфраструктура

Пример за мерки, които трябва да се предприемат, за да се подобри използването на активите, е оформяне на трафика .

По време на операции трябва да наблюдавате нивата на трафик в цялата ви мрежа, на всяко устройство и на всяка връзка. Нормално е да изпитате тенденция за увеличаване на активността, така че съществуващата ви инфраструктура в крайна сметка ще бъде претоварена. Заявките за нови приложения и добавянето на нови потребители също ще бъдат натоварете системата си .

Вместо да планирате капацитета на мрежата за максималните очаквани обеми на трафика, по-рентабилно е да управлявате използването. Всички мрежи естествено изпитват пикове и спадове в търсенето. Оформянето на трафика се стреми да управлява използването, за да превключва задачи, които не са чувствителни към времето към часове извън пиковите натоварвания.

Във всеки един момент вашата мрежа пренася трафик, който трябва да бъде доставен с възможно най-бързата скорост, като видео потоци и VoIP и трафик, който не е толкова спешен, като имейл. Всички тези приложения ще бъдат доставени своевременно, но някои трябва да бъдат доставени по-бързо от други. Приоритизирането на трафика и поставянето на селективен трафик в опашка забавя трафика там, където закъсненията са незабележими. Това означава, че можете да харчите по-малко за предоставянето на вашата честотна лента.

Преразпределете ресурси

Наблюдението на мрежовия трафик на връзка и пробните скорости между крайните точки може да ви помогне да откриете тесни места . Имате нужда от система за наблюдение на мрежата, която ще ви предупреждава за претоварване на определени устройства.

С информацията, която събирате за тесните места и скоростта на връзката, можете да преконфигурирате оформлението на вашата мрежа, като премествате оборудване от зони, които показват ниски нива на трафик, за да увеличите капацитета в зони с висок трафик. Това е пример за това как един ИТ мениджър може да предотврати разходите за закупуване на ново оборудване чрез промяна на използването на съществуващите запаси .

Въвеждането на виртуализация също е полезен инструмент за доставка на софтуер. Виртуалните машини са по-лесни за преразпределяне, тъй като преместването на неизползван капацитет към области с голямо търсене може да се извърши автоматично от VM софтуер.

Предотвратяване на хардуерен срив

Наблюдението на мрежовите устройства и нивата на трафик в мрежа също позволява на ИТ мениджъра да предотврати потенциални проблеми при доставката, причинени от прекомерна употреба . Чрез инсталиране на софтуер за управление на мрежовата производителност и задаване на предупреждения за прагове на производителност, мрежовият администратор може да намали напрежението върху ресурсите, което иначе би довело до неприемливо влошаване на производителността.

Проследяването на производителността на сървъра също ви помага да избегнете бедствието. Следете CPU, RAM и използването на диска, така че да можете да пренасочите задачи към други сървъри или да добавите място за съхранение, преди сървърите да бъдат претоварени. По същия начин, наблюдението на използването може да ви каже къде капацитетът е надвишен.

Намалете разходите за поддръжка

Самообслужване Информационно бюро функциите и бързите канали за комуникация също могат да намалят разходите. Много обаждания на бюрото за помощ са за рутинни задачи, които потребителите могат да изпълнят сами, като например промяна на пароли. Други обаждания възникват поради липса на обучение сред потребителската общност. Тази празнина може да бъде запълнена от база от знания, която включва съвети за отстраняване на неизправности и ръководства за използване.

Възможността да се проследява активността на потребителите и да им се изпращат предупредителни съобщения за потенциални проблеми също намалява броя на обажданията за поддръжка – вие им казвате, че има проблем, преди те да ви кажат.

Софтуер за управление на ИТ активи и системни инструменти

Счетоводните инструменти се използват редовно за управление на активи и разходи. Нуждите от допълнително оборудване за управление на ИТ активи произтичат от изискването за по-добра информация относно производителността, местоположението и използването на оборудването.

Потребителска поддръжка

Както бе споменато по-горе, ефективната потребителска поддръжка е съществена част от управлението на ИТ активи. ИТ персоналът не винаги може да тества всеки случай на използване и взаимодействия между инсталирани приложения, преди да пуснат нови услуги в рамките на бизнеса. Това означава, че винаги ще има неотчетени действия, които ще се случат по време на нормални операции. Даването на възможност на потребителската общност бързо да се свърже с екипа за ИТ поддръжка означава, че можете бързо да коригирате конфигурацията на вашето оборудване, ако възникне неочаквана опасност.

Обслужващо бюро на SolarWindsе типично приложение за обслужване, което включва издаване на билети, портал за самообслужване и база от знания. Това е онлайн услуга, така че не е необходимо да инсталирате софтуер на собствените си сървъри. Този инструмент се появи на първо място в скорошен доклад за целия пазар. Услугата е проектирана в съответствие със стандартите на ITIL и включва помощни програми и работни процеси, които ви помагат да създавате, управлявате и адаптирате ИТ системи. Това я прави нещо повече от система за помощно бюро.

Много от другите софтуерни изисквания за управление на ИТ активи се поемат от SolarWinds Service Desk. Той включва управление на промените, управление на версиите, управление на конфигурацията, управление на нивото на обслужване и други основни функции за управление на ИТ активи. Помощната програма непрекъснато ще проследява производителността на оборудването, така че можете да сте сигурни, че всичките ви ИТ активи работят и се използват ефективно.

SolarWinds Service Desk се таксува на базата на агент/на устройство, така че е подходящ за фирми от всякакъв размер. Услугата е пакетирана в три нива на обслужване. Пакетът от начално ниво обхваща всички функции на бюрото за помощ с по-изчерпателни функции за управление на ИТ активи, налични само в по-високите пакети. Можете да получите SolarWinds Service Desk на 30-дневен безплатен пробен период.

SolarWinds Service Desk Стартирайте 30-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

Откриване и опис на устройства

Ключовият инструмент в ITAM е инвентаризация на оборудването . Не можете да проследявате разходите за вашите активи, ако не знаете точно какви активи имате и къде се намират. Бизнесите, които прилагат ITAM от самото начало, имат ясно предимство. Тези, които вече работят, срещат проблеми.

Идентифицирането на оборудването на склад е един проблем, а друг е идентифицирането на използваното оборудване. Решението за проследяване на неизползваното оборудване е да се създаде политика за връщане на цялото оборудване в централен физически склад.

Проследяването на използваното оборудване е лесна задача, ако имате правилния инструмент. Повечето инструменти за наблюдение на мрежата включват an автоматично откриване съоръжение. Тази помощна програма ще открие цялото оборудване, свързано към мрежата, и ще създаде регистър за тях. Същият механизъм, който създава този инвентар, работи непрекъснато, актуализирайки инвентара автоматично, когато оборудването се добавя, премества или премахва. Инструмент, който може да генерира a мрежова карта от инвентара ще ви помогне, когато анализирате използването на оборудването.

TheSolarWinds Network Topology Mapperе пример за инструмент, който създава първоначален мрежов инвентар и топологична карта и след това непрекъснато наблюдава мрежата, за да поддържа тези две хранилища за информация актуализирани.

SolarWinds Network Topology Mapper Стартирайте 14-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

Друг инструмент, който е подходящ за откриване на устройства и инвентаризация, еFadom. Освен че съставя постоянно актуализиран инвентар на хардуера, тази система ще създаде инвентар на софтуер, който може да се използва за управление на лицензи. Този пакет също има възможности за наблюдение на производителността на живо, които включват наблюдение на честотната лента.

Faddom Start 30-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период

Производителност на оборудването

Монитори за производителност на мрежата съсредоточете се върху състоянията на мрежовите устройства. Тази категория системен инструмент ще ви предупреждава за проблеми с устройства и ще ви позволи да настроите прагове за предупреждение, така че да можете да получите предварително предупреждение за потенциално изчерпване на ресурсите. Тези инструменти също ви помагат да тествате ефективността на връзката от край до край.

TheМонитор на производителността на мрежата SolarWindsе добър инструмент за проследяване на статусите на мрежовите устройства. Този инструмент интегрира средство за откриване на мрежа и картограф на мрежова топология. The NetPath помощната програма в инструмента ви показва ефективността на всички връзки между две крайни точки.

Ще ви е необходим отделен инструмент за наблюдение, за да наблюдавате вашите сървъри. TheМонитор на сървър и приложения на SolarWindsподдържа проследяване на статусите на вашите сървъри, което ви позволява да намалите натоварването или да добавите ресурси, когато видите това Процесор, памет и съхранение достигат пълния си капацитет. Този инструмент също е полезен принос към мерките за оформяне на трафика, защото ви помага да идентифицирате софтуера и услугите, които генерират най-много трафик.

Софтуерно управление

Както при вашия хардуер, трябва да съставите опис на вашия софтуер. Трябва да знаете колко копия на всеки пакет се използват и трябва да знаете кога са налични актуализации за тях и да ги пуснете. Инструменти катоМонитор на сървър и приложенияще направи това за вас.

Ако внедрите виртуализация, ще ви трябва инструмент за наблюдение за това. Виртуализацията включва хардуер, услуги и приложения, така че може да бъде трудно да се поддържа добро здраве, като се изследва всеки елемент поотделно. TheSolarWinds Virtualization Managerе добър пример за инструмент, който може да наблюдава VM реализации от една конзола.

Проследяване на потребителя

За да разберете кой софтуер се използва от персонала, на който е разпределен, можете да инсталирате софтуер за проследяване на потребителско устройство, който показва кой какво прави и къде – той също така осигурява проследяване на достъпа до устройството.

Информацията от тракера на потребителско устройство също се подава в анализа на трафика. Можете да погледнетеПроследяване на потребителски устройства SolarWinds. Този инструмент има допълнителни функции за сигурност, които ви позволяват да откривате измамни устройства и да не позволявате на външни лица да използват вашите ресурси.

Мониторинг на честотната лента

Мониторът на честотната лента ще ви позволи да откриете недостатъчно използвани и претоварени зони от вашата мрежова инфраструктура, което ви позволява да повторно използване на ресурсите ефективно където са необходими.

Система катоSolarWinds NetFlow Traffic Analyzerще ви помогне да откриете претоварени връзки и да реорганизирате вашата инфраструктура. Този инструмент може също да ви помогне да приложите оформяне на трафика, за да подобрите качеството на услугата, която вашата мрежа доставя на критични приложения.

Изнесено управление на активи

Всички задачи по поддръжката и поддръжката на управлението на ИТ активи могат да бъдат възложени на външни изпълнители доставчици на управлявани услуги (MSP) . MSP може също така да помогне със задачите за планиране на капацитета на управлението на ИТ активи, като предостави записи за минало използване на ресурси. Тази информация се включва в изчисленията на необходимата инфраструктура, за да отговаря на нуждите от естествено нарастване на активността или разширяване на услугата чрез добавяне на нови потребители, крайни точки и/или софтуер.

Софтуерните инструменти, изисквани от MSP, са различни от тези, изисквани от вътрешния ИТ отдел. Основната разлика е в процедурите за достъп, тъй като всички поддържащи дейности ще се извършват от различно място. Пакетът от инструменти, необходими за тази дейност извън сайта, се нарича „ система за дистанционно наблюдение и управление ,“ или „RMM“.

Освен инструментите, от които техниците се нуждаят, за да внедрят дистанционна поддръжка и функции за наблюдение. MSP се нуждае от помощни програми за управление на екипи, управление на клиенти и управление на договори. Пакетът от софтуер, който поддържа тези дейности по управление на MSP, се нарича „PSA“, което означава „ автоматизация на професионални услуги .”

Пример за софтуерна платформа MSP е Навън система. Това е облачна услуга който включва както PSA, така и RMM пакети. Така че всички задачи по управление на ИТ активи на MSP могат да се изпълняват чрез портала Atera. Като онлайн услуга, Atera е достъпна чрез стандартен уеб браузър, което означава, че MSP не е необходимо да инсталира софтуер на собствения си сайт или да поддържа някакъв собствен хардуер, за да поддържа този софтуер. Можете да оцените Atera, като се регистрирате за a безплатен пробен период на техния уебсайт .

Инструменти за управление на ИТ активи

Ключовото изискване за успешно управление на ИТ активи е наличието на правилните инструменти за работата. Влизаме в повече подробности за най-добрите инструменти за ITAM в свързана публикация . Много аспекти на управлението на ИТ активи са отворени за тълкуване. Променливи като живот на оборудването и стандарти за ниво на обслужване са въпроси на политиката. Решенията относно политиката са вашият основен политически инструмент; софтуерът, просто поддържа вашата стратегия.

Свързани: Най-добрите ITAM инструменти